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Por: Ady Lorena Trujillo Builes
En los últimos años en Colombia han surgido cambios debido a la globalización y al avance que ha presentado la Internet, estos se ven reflejados en distintos ámbitos, y tienen como propósito principal alinear el manejo de la información de parte de las empresas así como de las personas naturales a un modelo internacional, es por esto, que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia estableció la obligatoriedad para las empresas de registrar sus bases de datos, con el fin de crear un directorio de libre consulta para los ciudadanos, al cual se le denomina Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Inicialmente el gobierno reglamentó la información mínima que debían contener estas bases de datos, así como los términos y condiciones que se debían cumplir en su inscripción ante la SIC, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 en concordancia con la Ley 1581 de 2012 en la cual todas las personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada tenían la obligación de registrar sus bases de datos ante la SIC.
¿Quiénes están obligados a registrar sus bases de datos?
Pero el gobierno nacional analizando la aplicación de la norma por parte de las empresas y personas naturales obligadas a realizar dicho registro, se volvió a pronunciar en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 modificando las condiciones y los plazos para los sujetos que resulten obligados a reportar dicha información quedando así:
Ilustración 1: Obligados a registrar bases de datos
recuperado de: http://www.sic.gov.co/a-la-fecha-el-88-porciento-de-las-personas-juridicas-han-registrado-sus-bases-de-datos-segun-la-superintendencia-de-industria-y-comercio
¿Qué hacer con los datos que recolecto en mi estrategia de Marketing Digital?
Inicialmente ordene los datos personales que tenga en bases de datos ya sean físicas o electrónicas, designe un encargado de manejar y controlar esta información de acuerdo con los lineamientos que tiene la empresa dentro de su política de protección de datos, y en caso de estar obligado a presentarlas ante la SIC, regístrelas dentro de los plazos establecidos.
Conceptos claves que debes tener claros antes de registrar tus bases de datos
¿Qué es una base de datos personales?
Son conjuntos de información que poseen las empresas de personas, entidades u otras empresas que se conservan y del cual se tiene un registro físico o electrónico, sin tener en cuenta la cantidad de datos que registre. Estos normalmente corresponden a clientes, proveedores y empleados.
¿Qué es un dato personal?
Es cualquier dato informativo que se asocie a una persona, esta puede ser natural o jurídica.
A continuación, te presento algunos ejemplos de datos personales:
¿Qué es el tratamiento de datos personales?
Son todas y cada una de las acciones que acorde a los fines que determine la empresa o persona natural, en las cuales se use información personal, por ejemplo:
Reunir, guardar en medio físico o electrónico, almacenarlos, consultarlos, actualizarlos, eliminarlos y/o compartirlos con terceros.
¿Qué bases de datos se deben registrar?
Todas las bases de datos que contengan datos personales, y sean utilizados por personas naturales o jurídicas, de carácter público o privado, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el responsable del Tratamiento o el encargado del mismo que estén sujetos a la legislación colombiana debido a normas y tratados internacionales.
¿Qué sociedades y entidades, deben registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar los lineamientos establecidos en la ley de protección de datos personales?
La protección de todos los datos personales son responsabilidad de todas las personas jurídicas y entidades en Colombia sin excepción, sin importar el tamaño de la empresa, sus activos o el número de empleados. Pero, el registro en el RNBD únicamente lo harán las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales por más de 100.000 UVT´s así está determinado por el decreto 090 del 18 de enero de 2018.
¿Quiénes están obligados a realizar el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)?
Los responsables del tratamiento de datos personales (personas naturales o empresas) tienen la obligación de registrar las bases de datos con información personal ante la SIC. No lo son los encargados del tratamiento o las sucursales de la empresa o entidad.
¿Quién es el Responsable del Tratamiento de datos personales?
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
¿Quién es el Encargado del Tratamiento de datos personales?
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no es un Encargado del tratamiento en los términos de la Ley. Se aclara que no necesariamente se debe tener un Encargado del Tratamiento. En ese caso, no debe registrarse nada en el paso 1 del RNBD, se debe continuar al paso siguiente.
¿Qué propósito tiene la creación del registro nacional de bases de datos (RNBD)?
Su finalidad es concientizar a las personas naturales y jurídicas de la importancia del correcto manejo de los datos que tiene la persona o empresa de terceros buscando salvaguardar la información suministrada por ellos, velando por el respeto y cumplimiento de sus derechos.
Toda esta información la puedes consultar directamente en la SIC: http://www.sic.gov.co/preguntas-frecuentes-rnbd
La SIC cuenta con un manual paso a paso, que te permitirá iniciar con el proceso de registro de bases de datos en caso de ser una entidad obligada a cumplir con este requisito legal. Puedes descargar el manual haciendo clic aquí ??
http://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/RNBD/Manual_de_Usuario_6-1_RNBD_11072018.pdf